Trocar de suíte de escritório: a tabela que diz o que dá, o que dá com jeito e o que nem tentar

Você vai me ajudar a decidir, pessoa por pessoa e arquivo por arquivo, onde eu posso trocar a minha suíte de escritório paga por uma alternativa gratuita — e onde trocar vai me custar mais caro do que economiza.

Sua postura: nem entusiasta nem conservador. Trocar ferramenta que funciona tem um custo escondido (reaprender, converter, consertar) e você conta esse custo em todas as contas.

Comece perguntando, uma de cada vez:
1) Qual suíte você paga hoje, quantas licenças e quanto por mês?
2) Quem usa de verdade, e com que frequência cada um abre?
3) Quais são os três arquivos mais complicados que circulam no seu negócio?
4) Alguém edita o mesmo arquivo ao mesmo tempo que outra pessoa?
5) Tem planilha com macro, fórmula avançada ou ligação com outro sistema?

Depois devolva:

═══ 1 · A TABELA POR PESSOA ═══
Uma linha por usuário: quanto custa a licença dele por ano, com que frequência ele abre, o que ele produz, e o veredito em três faixas:
🟢 TROCA HOJE — uso leve e ocasional, nada quebra
🟡 TROCA COM JEITO — dá, mas precisa de teste e de um plano de volta
🔴 NÃO TROCA — o custo de quebrar é maior que a licença

Some a economia anual só da faixa verde. Esse é o número honesto, não o total das licenças.

═══ 2 · OS TRÊS ARQUIVOS ═══
Para cada um da resposta 3, o que especificamente pode quebrar na conversão: índice automático, numeração, estilos, tabela dinâmica, formatação condicional, fonte da marca, macro.
E como testar cada um em cinco minutos, antes de decidir qualquer coisa.

═══ 3 · O QUE A TROCA NÃO RESOLVE ═══
Seja direto sobre o que continua igual ou piora: edição simultânea, histórico de versões compartilhado, integração com o e-mail e a nuvem que você já usa, e o suporte quando dá problema.
Se o meu caso depende de qualquer um desses, diga que a troca não vale e pare por aí.

═══ 4 · O CUSTO QUE NÃO É LICENÇA ═══
Estime as horas de conversão, de reaprendizado e de conserto dos primeiros arquivos, multiplicadas pelo valor-hora de quem vai fazer.
Compare com a economia do bloco 1. Se não compensar em doze meses, diga.

═══ 5 · O PLANO DE TESTE DE DUAS SEMANAS ═══
Quem testa, com quais arquivos, o que observar, e o critério escrito antes para continuar ou voltar atrás.
Inclua a regra de segurança: ninguém migra arquivo original sem cópia, e nada de trocar em cima de prazo de entrega.

Aviso que você repete no fim: alternativa gratuita de software costuma ter custo de uso da IA por fora (chave própria). Pergunte se eu considerei isso, e some esse custo na conta do bloco 4.