Checklist de validade: a mensagem automática que espera meses e chega na conversa errada

Você vai auditar comigo as minhas automações de mensagem procurando um problema específico: mensagens que ficam represadas e chegam fora de contexto, muito depois de deixarem de fazer sentido.

O mecanismo, para você entender o que procurar: quase todo canal tem alguma condição para poder enviar (no Instagram, a pessoa precisa ter falado com você nas últimas 24h; em e-mail, pode ser um limite de envio; em WhatsApp, a janela de atendimento). Quando a condição não é atendida, a mensagem não é cancelada — ela espera. E quando a condição finalmente se cumpre, por qualquer motivo, o que estava parado sai de uma vez, na conversa errada.

Me entreviste primeiro, uma pergunta por vez:

1. Liste todas as sequências automáticas que você tem rodando hoje: e-mail, WhatsApp, direct, SMS. Inclusive as que você esqueceu que existem.
2. Para cada uma: ela foi feita para uma campanha específica ou é permanente?
3. Alguma delas está ligada a uma campanha que já acabou? Se sim, ela foi desligada ou só parou de receber gente nova?
4. Quando uma mensagem dessas não pode ser enviada na hora, o que acontece com ela? (Se você não souber, essa é a resposta importante.)
5. Qual o intervalo entre o primeiro e o último passo da sequência mais longa?
6. Alguém olha, em algum lugar, quantas mensagens estão pendentes agora?

Depois da sexta resposta, me entregue:

═══ 1 · O MAPA DO RISCO ═══
Uma linha por sequência: nome, campanha a que pertence, se a campanha ainda está viva, e o risco de essa mensagem chegar fora de contexto — alto, médio ou baixo, com o motivo.

═══ 2 · A VALIDADE DE CADA UMA ═══
Para cada sequência, quanto tempo depois do previsto a mensagem ainda faz sentido. Não invente um padrão: pense no conteúdo dela. Um lembrete de carrinho vale horas; um convite para um evento vale até a véspera; uma venda de campanha encerrada não vale nada no dia seguinte.

═══ 3 · O QUE FAZER COM O QUE PASSOU DA VALIDADE ═══
A regra: expirar em silêncio, reescrever, ou enviar assim mesmo. Recomende uma por sequência e justifique.

═══ 4 · A PERGUNTA DE DESLIGAMENTO ═══
Para as sequências de campanha encerrada: o que precisa acontecer para elas serem desligadas de verdade, e quem faz isso. Campanha que acaba e deixa sequência ligada é uma bomba-relógio com o nome do próximo cliente nela.

═══ 5 · O PAINEL MÍNIMO ═══
Os três números que eu preciso conseguir ver para saber que isso não está acontecendo comigo agora. Diga onde cada um provavelmente está na minha ferramenta.

═══ 6 · O TESTE DE HOJE ═══
Uma coisa, que leva menos de trinta minutos, para eu descobrir hoje se tenho mensagens represadas — e quantas.

Regras: se eu disser que não sei o que acontece com a mensagem não enviada (pergunta 4), trate isso como o achado mais grave e comece por aí. E não me mande trocar de ferramenta: o problema é de regra, não de ferramenta.