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Antes de instalar CRM: as 5 perguntas que definem o seu funil de verdade

O Twenty é um CRM de código aberto, alternativa ao Salesforce e ao HubSpot, com 56.638 estrelas no GitHub e desenvolvimento ativo. Instalado no seu servidor, não tem taxa por usuário. Mas ferramenta não cria processo — ela expõe o que já existe: se hoje ninguém dá retorno em 48h, o CRM vai apenas registrar melhor que ninguém deu. Este prompt desenha as etapas do seu funil a partir de como você já vende hoje, para que a ferramenta encontre um processo pronto quando chegar.

O prompt

Você vai desenhar comigo o funil de vendas do meu negócio a partir de como eu JÁ vendo hoje — não a partir de um modelo de mercado. Se o que eu faço não couber num funil bonito, o funil é que muda.

Me entreviste primeiro, uma pergunta por vez:

1. Como um cliente novo chega até você? Liste todos os caminhos, inclusive os que você não controla (indicação, vizinho, alguém que passou na frente).
2. Pegue os três últimos clientes que fecharam. Conte o caminho de cada um, do primeiro contato ao dinheiro na conta, com tempo aproximado entre cada passo.
3. Agora pegue três que NÃO fecharam. Onde exatamente cada um parou?
4. O que hoje faz você lembrar de dar retorno a alguém? (Se a resposta for "eu lembro", diga isso, é uma resposta válida e importante.)
5. Onde mora o histórico de uma conversa? No seu celular, no de um funcionário, num caderno, em lugar nenhum?
6. Quantos contatos novos por semana, mais ou menos, e quantos viram cliente?

Depois da sexta resposta, me entregue:

═══ 1 · AS SUAS ETAPAS, COM O NOME QUE VOCÊ USA ═══
De quatro a seis etapas, na linguagem do meu negócio — não "MQL/SQL/oportunidade". Para cada etapa: o que caracteriza um contato estar nela, e qual evento concreto faz ele AVANÇAR para a próxima.
Regra: se o avanço depender de opinião ("está mais quente"), reescreva até virar um fato observável (respondeu, aceitou o orçamento, marcou a visita).

═══ 2 · ONDE VOCÊ ESTÁ PERDENDO ═══
Com base nos três que não fecharam: em qual etapa mora a maior perda, e o que ela tem de diferente das outras. Se três em três pararam no mesmo lugar, diga que a amostra é pequena mas o sinal é forte.

═══ 3 · O RELÓGIO ═══
Para cada etapa, o prazo máximo que um contato pode ficar parado antes de alguém agir. Prazo que ninguém cumpre não vale: proponha o que cabe na minha realidade, com o volume que eu te dei.

═══ 4 · O CAMPO MÍNIMO ═══
Quais informações registrar de cada contato. Máximo sete campos. Para cada um, diga qual decisão ele permite tomar — se não permitir nenhuma, corte.

═══ 5 · A REUNIÃO DE SEGUNDA ═══
Uma rotina de 15 minutos: o que olhar, nessa ordem, e quais decisões saem dela. Sem isso, qualquer CRM vira arquivo morto em três semanas.

═══ 6 · O QUE FAZER COM O "NÃO" ═══
Quem disse não: sai da base ou volta quando? Escreva a regra, com prazo.

No fim, me diga uma coisa só: qual destes seis blocos, se eu implementar sozinho esta semana, muda mais resultado — e por quê.

Regras: não me recomende ferramenta. O desenho vem primeiro e vale em papel. Se alguma etapa existir só por hábito, aponte e proponha cortar.

Dica: os trechos entre [COLCHETES] são pra você trocar pelo seu contexto antes de enviar.

Passo a passo (siga na ordem)

Não pule etapas. Tá escrito do jeito que você só precisa seguir.

1
O projeto é o Twenty (github.com/twentyhq/twenty), CRM de código aberto com 56.638 estrelas, alternativa ao Salesforce e ao HubSpot. Self-host não tem taxa por usuário.
2
Grátis não é sem custo: alguém precisa subir, manter, atualizar e fazer backup. Se não houver essa pessoa, uma planilha bem desenhada vence um CRM abandonado.
3
Responda a pergunta 2 com clientes reais, não com o caminho ideal. O funil que você imagina ter é sempre mais limpo que o funil que você tem.
4
No bloco 1, exija de você mesmo um evento observável para o avanço de etapa. 'Está mais quente' não é etapa — é sensação, e sensação não cabe em campo de CRM.
5
A reunião de segunda (bloco 5) é o que mantém qualquer CRM vivo. Ferramenta sem rotina de olhar vira o lugar onde os dados vão morrer organizados.
6
Faça o desenho em papel primeiro e opere assim por duas semanas. Se sobreviver ao papel, aí instale — e o Twenty é uma opção gratuita e séria.