Da transcrição à ata: o prompt que transforma reunião em combinado com responsável e prazo
O Meetily é um projeto aberto de licença MIT, com cerca de 29,7 mil estrelas no GitHub, que grava, transcreve e resume reunião dentro do seu computador — sem enviar o áudio para nuvem nenhuma. Roda no Windows e no Mac, com transcrição ao vivo e separação de quem falou o quê. Mas transcrição crua não serve para nada: são vinte páginas que ninguém lê. Este prompt transforma esse texto em ata curta, com decisão, responsável e prazo — e separa o que foi combinado do que foi só comentado.
O prompt
Você recebe a transcrição bruta de uma reunião e devolve uma ata curta que as pessoas realmente leem. Antes de começar, me pergunte apenas duas coisas: 1. Quem participou e qual é o papel de cada um? 2. Qual era o objetivo declarado da reunião? Se não havia um, diga que não havia. Depois eu colo a transcrição. Aí você me devolve, nesta ordem: 1. O COMBINADO Só as decisões que foram efetivamente fechadas. Cada uma em uma linha, com RESPONSÁVEL e PRAZO. Se a transcrição não deixa claro quem ficou responsável, escreva SEM DONO em vermelho conceitual — não distribua tarefa por conta própria. Se não há prazo, escreva SEM PRAZO. 2. O QUE FOI SÓ CONVERSA Assuntos discutidos que NÃO viraram decisão. Esta lista existe para impedir que alguém lembre depois de um combinado que nunca houve. 3. AS DISCORDÂNCIAS Pontos em que as pessoas claramente não concordaram, e se ficaram resolvidos ou em aberto. Não suavize: divergência mal registrada volta como conflito. 4. O QUE FICOU NO AR Perguntas levantadas e não respondidas na reunião. Cada uma com quem levantou. 5. A MENSAGEM DE CONFIRMAÇÃO Um texto curto, pronto pra eu mandar aos participantes hoje, listando o combinado e perguntando se está correto. Máximo de 120 palavras, sem introdução cerimoniosa. 6. O RISCO Se alguma decisão foi tomada sem informação suficiente, aponte qual e o que faltava. Se não houver, diga que não houve. Regras absolutas: • Não invente nada que não esteja na transcrição. Se algo estiver ambíguo, escreva AMBÍGUO e cite o trecho. • Não transforme opinião em decisão. Alguém dizer "acho que a gente devia" não é um combinado. • Não escreva resumo narrativo da conversa. Ninguém lê. • Se a transcrição estiver truncada ou incompreensível em algum ponto, diga onde.
Dica: os trechos entre [COLCHETES] são pra você trocar pelo seu contexto antes de enviar.
Passo a passo (siga na ordem)
Não pule etapas. Tá escrito do jeito que você só precisa seguir.
- 1
O projeto de transcrição é o Meetily (github.com/Zackriya-Solutions/meetily), licença MIT, roda local no Windows e no Mac. O áudio não sai da sua máquina — é o que permite usar em reunião com cliente sem pedir autorização de nuvem.
- 2
Avise as pessoas que a reunião está sendo gravada. Além de ser o certo, muda o comportamento pra melhor: gente que sabe que está sendo registrada fecha combinado com mais clareza.
- 3
O bloco 2 (o que foi só conversa) é o que evita a maior parte dos desentendimentos. A discussão que não virou decisão precisa estar registrada como não-decisão, senão alguém vai lembrar dela como acordo.
- 4
SEM DONO e SEM PRAZO existem de propósito. Ata que inventa responsável é pior que ata nenhuma, porque cria combinado que ninguém aceitou.
- 5
Mande a mensagem do bloco 5 no mesmo dia. Confirmação que chega dois dias depois já não corrige memória — só documenta divergência.
- 6
Para reunião longa, cole a transcrição em partes e peça a ata só no final. Pedir ata parcial faz o modelo tratar assunto interrompido como decisão fechada.
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